Как проводить виртуальные встречи и конференции, которые не тратят время впустую

Я участвовал в достаточном количестве неуклюжих виртуальных встреч, чтобы точно знать, насколько они могут быть изматывающими и бесцельными. 

От запутанных повесток дня до неловкого молчания и технических сбоев, которые всё срывают, — я совершал практически все возможные ошибки. 

Но со временем, методом проб и ошибок, я понял, как превратить эти хаотичные сессии в сфокусированные и продуктивные. 

В этом руководстве я расскажу вам, что действительно работает. Начиная с того, как ставить четкие цели и структурировать встречу, как настраивать правильные инструменты (особенно если вы используете Microsoft Teams), способы поддерживать вовлеченность и энергию участников, и как эффективно проводить последующие действия, чтобы ничего не упустить. 

Независимо от того, проводите ли вы короткий созвон или полноценную виртуальную конференцию, это всё то, о чём я хотел бы знать раньше.

Определите четкую цель и структуру

1. Определите конкретные цели

Раньше я часто приходил на виртуальные встречи с клиентами, которые казались бесцельными. Я уходил с вопросом, чего мы на самом деле достигли. 

Встречи без четких целей кажутся бесцельными. Определите успех заранее, чтобы все были на одной волне и оставались вовлеченными.

Со временем я понял, что самые продуктивные встречи всегда начинались с кристально чистых целей. Теперь, прежде чем нажать «Присоединиться», я убеждаюсь, что определил, как выглядит успех для этой сессии. 

Будь то утверждение следующих шагов, обзор прогресса или решение проблемы в проекте, обозначение цели заранее помогает всем оставаться сфокусированными. Кроме того, когда вы включаете эти цели в приглашение, ваши клиенты приходят подготовленными, а не застигнутыми врасплох.

2. Создайте лаконичную повестку дня

В начале карьеры я считал, что длинные повестки дня делают встречи более профессиональными. 

Спойлер: это не так. 

Вместо этого они сбивали людей с толку и затягивали сессию сверх отведенного времени. В наши дни я делаю свои повестки компактными, обычно не более трех-пяти пунктов, с примерными временными блоками для каждого. 

Таким образом, все знают, что будет происходить и сколько времени мы на это потратим. Обычно я рассылаю это в виде короткого, без излишеств документа за день до встречи. Иногда это PDF, но чаще я просто даю ссылку на общий документ или файл в Teams, чтобы мы могли при необходимости внести изменения вместе. 

Клиенты это ценят, и, честно говоря, я тоже.

3. Ограничивайте время сессий

Вот горькая правда, которую мне пришлось усвоить: просто потому, что в календаре указан слот на 60 минут, не значит, что его нужно заполнять. 

На самом деле, сейчас я стремлюсь завершить большинство встреч с клиентами за 30–45 минут. Это способствует ясности, поддерживает энергию и показывает, что я уважаю их время. Для виртуальных конференций или дней с несколькими сессиями я ограничиваю время 90 минутами максимум. 

Все, что дольше, и люди начинают отключаться. Я также встраиваю короткие перерывы каждый час или около того. Пятиминутная передышка может показаться незначительной, но она перезагружает внимание и имеет огромное значение, когда у вас идут встречи подряд.

Выбирайте и настраивайте свой Microsoft Teams

1. Соотносите платформу с целью

Раньше я относился ко всем виртуальным встречам одинаково, будь то звонок один на один с клиентом или полноценный стратегический воркшоп. 

Эта ошибка приводила к множеству неловких моментов, например, попыткам провести совместную сессию на платформе, предназначенной для лекций. 

Сейчас я научился подбирать инструмент под тип встречи. Если я провожу круглый стол, я использую функции, поддерживающие открытый диалог и демонстрацию экрана. 

Для вебинаров или крупных презентаций я держу всё под контролем, ограничивая взаимодействие и используя сфокусированные визуальные материалы. Teams позволяет легко переключаться между форматами, и когда я веду сессию, требующую разделения на группы, я настраиваю их заранее, чтобы не метаться во время звонка.

2. Оптимизируйте настройки перед запуском

Признаюсь: однажды я начал встречу и потратил первые десять минут, возясь с демонстрацией экрана, пока все на меня смотрели. Теперь такого никогда не происходит, потому что я вхожу в каждую сессию, точно зная, как она настроена.

Teams позволяет мне заранее решить, хочу ли я использовать режим галереи или спикера, и я обычно включаю живые субтитры, чтобы участникам было легче следить за ходом встречи. Я также по умолчанию включаю автоматическую запись, особенно для сессий, где важны заметки. 

Если кто-то пропустил встречу или просто хочет пересмотреть её позже, всё уже сохранено и доступно для поиска. 

Никаких последующих писем с вопросом: «Эй, ты помнишь, что говорили про X?»

3. Используйте встроенные сочетания клавиш

Вот что я понял трудным путем: чем плавнее ваша техническая настройка, тем больше внимания вы можете уделить самой беседе. Теперь я заранее загружаю все слайды или опросы, которые планирую использовать, прямо в чат встречи Teams или вкладку «Файлы». 

Это сокращает эти неловкие паузы «Подождите, сейчас найду файл». Мне также нравится, как Teams синхронизируется напрямую с Outlook. 

Как только я отправляю приглашение, данные для подключения, напоминания и ссылки на встречу упаковываются автоматически. Больше не нужно вручную вставлять ссылки в последующие письма или пересылать приглашения в календаре в последнюю минуту. 

Это не бросается в глаза, но именно такая оптимизированная работа в фоне позволяет вашим встречам оставаться профессиональными с начала до конца.

Обеспечивайте вовлеченность и взаимодействие

1. Начинайте с установления контакта

Нет ничего хуже, чем присоединиться к виртуальной встрече, где все сидят в тишине, с выключенными камерами, ожидая, когда кто-то другой заговорит первым. 

Я бывал в таких ситуациях чаще, чем хотелось бы, и эти встречи всегда казались холоднее, чем должны были. Теперь я стараюсь начинать с чего-то, что вызывает немного человеческой связи. 

Быстрый опрос о том, как все себя чувствуют, или забавный вопрос «из какой точки мира вы подключаетесь?» заставляет людей говорить и улыбаться. 

Когда я предлагаю другим включить камеры, это сразу добавляет теплоты. Видеть знакомые лица помогает разрушить цифровую дистанцию и, честно говоря, напоминает всем, что мы просто люди, пытающиеся сотрудничать, а не роботы, читающие по scripts.

2. Используйте интерактивные функции

То, что я раньше считал пассивными презентациями, оказалось мёртвыми зонами. Никто не хочет сидеть на виртуальном монологе. 

И вот я начал встраивать пару опросов во время своих сессий, и, вау, разница просто как день и ночь. Проверяю ли я понимание или стимулирую обсуждение, эти мини-опросы поддерживают высокий уровень внимания. 

Интерактивные инструменты, такие как опросы и общие документы, превращают пассивные встречи в совместную работу в реальном времени.

Когда требуется более глубокая совместная работа, я открываю виртуальную доску или общий документ и позволяю команде проводить мозговой штурм вживую. Это не должно быть чем-то сложным. 

Иногда мы просто набрасываем быстрые идеи или голосуем по приоритетам, но этот ввод в реальном времени? Он переводит всех из статуса наблюдателя в участника, и вот где происходит магия.

3. Управляйте энергией и потоком

Ритм раньше был моим слабым местом. Я так увлекался прогоном своих слайдов, что даже не замечал, как половина участников мысленно выпадала. 

Поэтому я начал вносить разнообразие. Когда могу, я чередую модераторов, позволяя другим вести разные разделы, что освежает голоса и дает людям возможность внести более весомый вклад. 

Назначить кого-то ответственным за отслеживание времени звучит просто, но это спасло меня от бесчисленных затянувшихся встреч, которые длились дольше просто потому, что никто не следил за временем. 

И вот тихий, но мощный прием: отключение звука у тех, кто не говорит, при одновременном поощрении вопросов в чате. Это убирает аудио-хаос и создает пространство для более тихих членов команды, чтобы высказаться, не перебивая. Каждый чувствует себя услышанным, и вся сессия проходит гораздо лучше.

Обеспечьте бесперебойное техническое исполнение

1. Предварительная техническая проверка

Признаю, нет ничего более стрессового, чем войти во встречу и понять, что ваш микрофон не работает или демонстрация экрана глючит, пока все ждут. 

У меня были целые сессии, сорванные из-за чего-то такого базового, как нестабильное Wi-Fi соединение. В наши дни я за 10-15 минут до встречи пробегаюсь по короткому техническому чек-листу. Я проверяю аудио, камеру и демонстрирую экран именно с той настройки, которую буду использовать. 

Звучит просто, но это придает мне уверенности при входе. Я также держу поблизости резервное устройство на всякий случай. Если мой ноутбук сядет или программа зависнет, я могу быстро переключиться, не срывая весь процесс.

2. Установите правила этикета

В мои ранние дни удаленной работы я предполагал, что люди просто знают, как вести себя на виртуальных встречах. Оказалось, что часто это не так. Вот почему я теперь задаю тон заранее с помощью нескольких вежливых ожиданий. 

Я напоминаю ребятам использовать наушники, предлагаю выбрать хорошо освещенное место и прошу, если возможно, размыть или прибрать фон. Эти мелочи складываются и помогают всем сохранять концентрацию. Для побочных комментариев или быстрых мыслей мы придерживаемся чата или эмодзи-реакций. 

Это сокращает количество помех и дает людям пространство для взаимодействия, не захватывая разговор.

3. Записывайте и документируйте ключевые моменты

Есть что-то глубоко удовлетворяющее в том, чтобы знать, что вам больше не придется гадать, что было сказано на встрече. Раньше я делал разрозненные заметки и надеялся, что они уловили важные вещи. 

Теперь я просто записываю сессию и позволяю транскрипту делать всю тяжелую работу. Такие инструменты, как Microsoft Teams, делают это effortless, и наличие полной записи спасло меня не от одного недопонимания. Вы также можете использовать CoPilot, чтобы помочь вам генерировать сводки встреч из этих транскриптов, экономя еще больше времени.

Во время встречи я выделяю ключевые моменты, закрепляя слайды или отмечая их в чате, что упрощает их поиск позже. Когда я делюсь итогами, все уже там, ясно и готово к действию.

Последующие действия и непрерывное улучшение

1. Распространяйте сжатые итоги

Я сбился со счета, сколько раз я выходил со встречи, не будучи уверенным в том, что же было фактически решено. В начале я думал, что просто прийти и поучаствовать достаточно, но без четкой сводки пункты действий ускользали. 

Четкий, своевременный итог превращает встречу из момента во времени в значимое действие.

Теперь я всегда стараюсь отправить короткую и ясную сводку в течение дня. Я включаю в нее принятые решения, кто за что отвечает и когда срок. 

Я также не заморачиваюсь над форматом. Просто прямое сообщение с маркированным списком и ссылками на запись звонка, презентацию и любые использованные общие документы. Это тот вид последующих действий, который заставляет людей сказать: «Ах, наконец-то, ясность».

2. Запрашивайте полезную обратную связь

Раньше было неловко просить обратную связь после встречи, особенно когда я не был уверен, что люди скажут. 

Но пропуск этого шага означал, что я никогда не улучшался. Теперь я рассылаю быстрый опрос из трех вопросов сразу после окончания сессии. Обычно я использую Microsoft Forms, так как он уже интегрирован в мой рабочий процесс, и людям требуется меньше двух минут, чтобы ответить. 

Я узнал, что люди на самом деле хотят помочь вам стать лучше, особенно если вы открыты к тому, что не сработало. Я слежу за повторяющимися темами, чтобы адаптировать следующую сессию под реальные потребности группы.

3. Измеряйте успех и повторяйте

Долгое время я предполагал, что если встреча ощущалась хорошо, то она была эффективной. Но я слишком много раз обжигался на этом предположении. 

В наши дни я подкрепляю свою интуицию цифрами. Я проверяю, сколько человек пришло, насколько они участвовали и сдвинулись ли вперед задачи, которые мы назначили. Если вовлеченность была низкой или пункты действий потерялись, я знаю, что что-то нужно корректировать. 

Иногда это означает сокращение следующей встречи, изменение временного слота или даже полную смену формата. Я понял, что улучшение встреч — это не разовое исправление. Это привычка.

Виртуальные встречи действительно могут работать

Если вы застряли на встречах, которые тянутся, никуда не ведут или оставляют всех в большей растерянности, чем в начале, я вас понимаю. 

Я провел и посидел на своей доле таких. Но как только я начал применять структуру, использовать правильные инструменты и фокусироваться на реальном вовлечении, ситуация кардинально изменилась. 

Проведение виртуальных встреч и конференций действительно может ощущаться эффективным, совместным и, осмелюсь сказать, приятным. Если вы тоже готовы к этому переходу, рассмотрите возможность попробовать Microsoft 365 Business через GoDaddy. 

Это простой шаг к упрощению вашей настройки и поддержанию организованности без добавления лишней сложности.