Почему письма попадают в спам: ключевые причины и решения

Ключевые моменты

• Узнайте шесть основных причин, по которым ваши письма помечаются как спам, и как предотвратить каждую из них.
• Узнайте, какие слова-триггеры и фразы автоматически отправляют ваши сообщения в папку «Спам».
• Научитесь писать эффективные темы писем, которые предотвращают попадание в спам и повышают процент открытий.
• Изучите проверенные техники дизайна писем, которые улучшают показатели попадания во «Входящие».
• Раскройте критическую роль точности информации об отправителе для доставляемости писем.

Немногое может разочаровать так же сильно, как это: вы тратите часы на совершенствование своей email-кампании, нажимаете «Отправить» и наблюдаете, как ваши сообщения исчезают в папках со спамом вместо того, чтобы попасть по назначению. Если вы задаетесь вопросом «почему мои письма попадают в спам» или сталкиваетесь с проблемами доставляемости, вы точно не одиноки.

Возможно, вы управляете рестораном и пытаетесь связаться с клиентами. Или администрируете сайт на WordPress. Или просто отправляете обычные деловые письма. Какой бы ни была ваша ситуация, понимание того, что запускает спам-фильтры, очень важно. Это руководство подробно разбирает, почему письма помечаются как спам, и, что еще важнее, точно показывает, как это исправить.

К тому времени, как вы дочитаете, у вас будет четкий план по избеганию спам-фильтров, настройке правильной аутентификации и поддержанию такой репутации отправителя, которая будет держать ваши письма во «Входящих».

Если коротко: Почему письма попадают в спам

• Спам-фильтры блокируют письма на основе репутации отправителя, протоколов аутентификации и триггеров в содержимом.
• Плохая аутентификация (отсутствие записей SPF, DKIM, DMARC) — это серьезный красный флаг для почтовых провайдеров.
• Ваша репутация отправителя зависит от уровня вовлеченности, частоты жалоб и паттернов рассылки.
• Простые исправления, такие как правильная аутентификация и чистые списки рассылки, могут кардинально улучшить доставляемость.
• Постоянный мониторинг и корректировки помогают поддерживать долгосрочное попадание во «Входящие».

Почему письма вообще попадают в спам?

Спам-фильтры для писем существуют, чтобы защищать пользователей от нежелательных, вредоносных или нерелевантных сообщений. Однако эти сложные системы иногда ловят в свои сети и легитимные письма, создавая проблемы с доставляемостью как для бизнеса, так и для частных лиц.

Как работают спам-фильтры для писем?

Современные спам-фильтры, такие как SpamAssassin, используют многоуровневую защиту для оценки входящих писем. Эти системы анализируют десятки факторов одновременно, включая репутацию отправителя, качество содержимого, протоколы аутентификации и паттерны взаимодействия получателя. Крупные почтовые провайдеры, такие как Gmail, Outlook и Yahoo, используют алгоритмы машинного обучения, которые постоянно развиваются, чтобы выявлять новые схемы спама.

Процесс фильтрации происходит за миллисекунды, но включает сложные вычисления, присваивающие каждому сообщению «спам-балл». Если ваш email превышает пороговое значение, он перенаправляется в папку «Спам» или блокируется полностью. Понимание этого процесса — первый шаг к тому, чтобы ваши письма достигали цели.

Почему даже легитимные письма помечаются как спам?

Легитимные письма часто запускают спам-фильтры из-за технических ошибок в настройках, плохих практик рассылки или содержимого, напоминающего спам. Владельцы малого бизнеса и сайтов на WordPress особенно уязвимы, поскольку у них может не быть правильно настроенной аутентификации email или они используют общие хостинг-среды с плохой репутацией отправителя.

Кроме того, спам-фильтры намеренно агрессивны для защиты пользователей, а это значит, что они скорее помечают легитимное письмо как спам, чем пропустят опасное сообщение. Этот подход «лучше перебдеть, чем недобдеть» означает, что даже незначительные красные флаги могут привести к фильтрации ваших писем.

Топ-6 причин, по которым письма попадают в спам

Чтобы понять конкретные факторы, вызывающие пометку о спаме, нужно разобраться в различных элементах, которые оценивают фильтры. Давайте рассмотрим наиболее частых виновников проблем с доставляемостью писем.

1. Проблемы с репутацией и доверием к отправителю

Репутация отправителя действует как кредитный рейтинг для доставки писем. Интернет-провайдеры (ISP) отслеживают вашу историю рассылок, включая процент отказов, частоту жалоб и метрики вовлеченности. Если вы отправляете с нового домена, из общей хостинг-среды или имеете историю плохих email-практик, ваша репутация страдает.

Возраст домена и постоянство также имеют большое значение. Недавно зарегистрированные домены или частые смены доменов для рассылки являются красным флагом для спам-фильтров. Вот почему многие пользователи Bluehost сталкиваются с первоначальными проблемами доставляемости при настройке новых сайтов или email-кампаний.

Репутация IP-адреса не менее важна. Если вы используете общий хостинг, вы делите IP-адрес с другими пользователями. Если кто-то из них ведет себя как спамер, это может негативно повлиять на всех, кто использует этот IP. Это одна из причин, почему выделенные IP-адреса или репутационные сервисы email-рассылки часто улучшают доставляемость.

2. Отсутствие или ошибки в аутентификации email

Протоколы аутентификации писем, такие как SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) и DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance), необходимы для подтверждения легитимности ваших писем. Без правильной аутентификации спам-фильтры относятся к вашим сообщениям с подозрением.

Записи SPF сообщают принимающим серверам, какие IP-адреса авторизованы отправлять письма от имени вашего домена. DKIM добавляет цифровую подпись, которая подтверждает, что ваше сообщение не было изменено во время передачи. DMARC расширяет возможности SPF и DKIM, предоставляя четкие инструкции о том, как обрабатывать сбои аутентификации.

Многие пользователи WordPress и владельцы малого бизнеса упускают эти технические требования из виду, что приводит к проблемам с доставляемостью. В хостинге Bluehost для WordPress есть инструменты для настройки этих записей, но для их эффективной работы требуется правильная конфигурация.

3. Проблемы с содержимым и форматированием

Содержимое ваших писем играет решающую роль в обнаружении спама. Определенные слова, фразы и выбор форматирования могут запустить спам-фильтры. К распространенным проблемным элементам относятся чрезмерное использование заглавных букв, множественные восклицательные знаки, вводящие в заблуждение темы и подозрительные ссылки.

Проблемы с HTML-форматированием также способствуют фильтрации спама. Письма с некорректным HTML-кодом, чрезмерным количеством изображений без альтернативного текста или плохим соотношением текста к изображениям часто помечаются. Кроме того, использование сокращателей URL или ссылки на подозрительные домены могут навредить вашей доставляемости.

Особенно проблематичны темы писем, которые звучат слишком рекламно, содержат специальные символы или дают нереалистичные обещания. Фразы вроде «Гарантированный результат!» или «Действуйте сейчас!» являются красным флагом для спам-фильтров, даже в легитимной деловой переписке.

4. Проблемы с разрешениями и соответствием требованиям

Отправка писем людям, которые явно не давали на это согласие, не только плохая практика, но и во многих юрисдикциях незаконна. Закон CAN-SPAM в США и GDPR в Европе требуют четкого согласия перед отправкой маркетинговых писем. Нарушение этих правил может быстро отправить ваши письма в папку «Спам».

Купированные списки рассылки особенно проблематичны, потому что получатели никогда не соглашались получать ваши сообщения. Высокая частота жалоб из таких списков быстро портит репутацию отправителя. Кроме того, отсутствие четкой возможности отписаться или несвоевременное выполнение запросов на отписку могут запустить спам-фильтры.

«Гигиена» списка рассылки крайне важна для поддержания хорошей доставляемости. Продолжение отправки писем на адреса, которые постоянно отскакивают или не проявляют активности, сигнализирует интернет-провайдерам, что вы не поддерживаете свой список в порядке.

5. Проблемы с вовлеченностью и поведением при рассылке

Низкие показатели вовлеченности сигнализируют интернет-провайдерам, что ваши письма не нужны получателям. Если люди постоянно удаляют ваши письма, не открывая, помечают их как спам или не взаимодействуют с вашим контентом, спам-фильтры это замечают. Это создает негативную петлю обратной связи, где плохая вовлеченность ведет к ухудшению доставляемости.

Паттерны рассылки также имеют большое значение. Внезапные всплески объема писем, нерегулярный график рассылки или массовая отправка большого количества писем с новых аккаунтов могут запустить спам-фильтры. Интернет-провайдеры предпочитают постоянные, постепенные паттерны рассылки, которые указывают на легитимную деловую переписку.

Частота и время также влияют на доставляемость. Слишком частые и быстрые рассылки могут перегрузить спам-фильтры, а отправка в неудачное время может привести к большему количеству жалоб от раздраженных получателей.

6. Технические и инфраструктурные проблемы

Технические проблемы с вашей инфраструктурой отправки могут вызвать трудности с доставляемостью. К ним относятся проблемы с конфигурацией почтового сервера, настройками DNS или хостинг-средой. Многие пользователи WordPress сталкиваются с этими проблемами при использовании почтовых серверов хостинга по умолчанию, которые не оптимизированы для массовых рассылок.

Общие хостинг-среды могут быть особенно проблематичными для доставляемости писем. Поскольку вы делите ресурсы с другими пользователями, любые плохие практики рассылки ваших «соседей» могут повлиять на вашу репутацию. Вот почему многие бизнесы в итоге переходят на выделенные сервисы для отправки email.

Проблемы с обратным DNS-поиском, отсутствующие или некорректные MX-записи и другие технические ошибки в настройках также могут запускать спам-фильтры. Эти проблемы часто незаметны для пользователей, но существенно влияют на доставляемость.

Как определить, почему ваши письма попадают в спам?

Прежде чем устранить проблемы со спамом, необходимо точно диагностировать их причину. Вот ключевые методы выявления проблем с доставляемостью.

1. Ищите признаки того, что ваши письма фильтруются как спам

Самый очевидный признак — это катастрофически низкий процент открытий писем по сравнению с отраслевыми стандартами. Если ваш обычный процент открытий ниже 15-20%, виновником может быть спам-фильтрация. Кроме того, высокий процент отказов, особенно мягких, может указывать на проблемы с фильтрацией.

Обратная связь от получателей дает ценные подсказки. Если люди сообщают вам, что не получают ваши письма или находят их в папке «Спам», у вас есть явный признак проблем с доставляемостью. Обращайте внимание на закономерности — если пользователи Gmail постоянно сообщают о проблемах со спамом, а пользователи Outlook — нет, вы можете сузить круг поиска проблемы.

Внезапные падения показателей вовлеченности часто сигнализируют о новых проблемах с доставляемостью. Если ваши показатели открытий, кликов или ответов внезапно снижаются без изменений в содержании или практике рассылки, вероятной причиной является спам-фильтрация.

2. Проверьте доставляемость писем, не спрашивая получателей

Создайте тестовые учетные записи у основных почтовых провайдеров (Gmail, Outlook, Yahoo) и добавьте их в ваш список рассылки. Отправляйте кампании на эти аккаунты и проверяйте, куда попадают ваши сообщения. Этот простой метод дает немедленную обратную связь по доставляемости на разных платформах.

Отслеживайте свою репутацию отправителя с помощью бесплатных инструментов, таких как Google Postmaster Tools, который дает представление о вашей доставляемости в Gmail. Этот инструмент показывает репутацию вашего домена, репутацию IP-адреса и уровень спама, помогая выявить конкретные проблемы.

Проверьте статус вашей email-аутентификации с помощью таких инструментов, как MXToolbox или DMARC Analyzer. Эти сервисы проверяют, правильно ли настроены ваши записи SPF, DKIM и DMARC, и дают рекомендации по улучшению.

3. Используйте инструменты для тестирования размещения в inbox и спам-рейтинга

Несколько инструментов могут помочь вам протестировать доставляемость писем перед отправкой кампаний. Mail Tester предоставляет комплексный анализ спам-рейтинга, проверяя содержание вашего письма, аутентификацию и методы отправки. Просто отправьте тестовое письмо в их сервис и получите подробный отзыв.

GlockApps и EmailOnAcid предлагают тестирование размещения в папке «Входящие» для множества почтовых провайдеров. Эти сервисы показывают, куда именно попадают ваши письма, и дают конкретные рекомендации по улучшению.

Пользователи WordPress могут использовать плагины, такие как WP Mail SMTP, чтобы понять, почему письма попадают в спам, и предотвратить проблемы с доставляемостью. Эти инструменты включают встроенные функции тестирования, которые интегрируются напрямую с вашим сайтом, что упрощает мониторинг производительности электронной почты и выявление триггеров спама без необходимости в углубленных технических знаниях.

Как исправить ситуацию, когда письма попадают в спам?

Как только вы определили причины ваших проблем со спамом, внедрение правильных решений значительно улучшит вашу доставляемость. Вот самые эффективные исправления.

1. Настройте и проверьте записи SPF, DKIM и DMARC

Правильная email-аутентификация является основой для избежания спам-фильтров. Начните с создания записи SPF в настройках DNS вашего домена, которая разрешает вашим почтовым серверам отправлять письма от его имени. Базовая запись SPF может выглядеть так: «v=spf1 include:_spf.google.com ~all» для пользователей Google Workspace.

Настройка DKIM требует генерации публичного ключа и добавления его в DNS-записи вашего домена. Ваш почтовый сервис должен предоставить конкретные инструкции по настройке DKIM. После настройки DKIM добавляет цифровую подпись к вашим письмам, подтверждая их подлинность.

DMARC основывается на протоколах аутентификации SPF и DKIM, чтобы предотвратить попадание писем в спам, инструктируя почтовые провайдеры, как поступать с письмами, не прошедшими проверку. Начните с DMARC-политики только для мониторинга, например: «v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@[ваш_домен].com», чтобы собирать отчеты об аутентификации и понимать, почему письма попадают в спам, прежде чем внедрять более строгие политики.

Чтобы предотвратить попадание писем в спам, всегда проверяйте настройки аутентификации с помощью таких инструментов, как MXToolbox или DMARC Analyzer, чтобы убедиться, что записи SPF, DKIM и DMARC настроены правильно. Неправильная конфигурация аутентификации может навредить доставляемости писем даже сильнее, чем полное ее отсутствие, поэтому тестирование необходимо.

2. Улучшите темы письма, контент и дизайн

Создавайте четкие, конкретные темы письма, избегая слов-триггеров для спама. Вместо «Потрясающее предложение — действуйте сейчас!» попробуйте «Скидка 20% на тарифы WordPress-хостинга на этой неделе». Будьте описательными и честными в отношении содержания письма, чтобы строить доверие как с получателями, так и со спам-фильтрами.

Сбалансируйте ваш контент, соблюдая правильное соотношение текста и изображений. Стремитесь как минимум к 60% текстового контента и всегда добавляйте альтернативный текст к изображениям в письме. Избегайте чрезмерного форматирования, множества шрифтов или цветов, которые делают ваши письма непрофессиональными или похожими на спам.

Включайте четкую ссылку для отписки и ваш физический почтовый адрес в каждое письмо. Эти элементы требуются по закону, и их отсутствие является сильным сигналом для спам-фильтров. Убедитесь, что процесс отписки прост и запросы выполняются незамедлительно.

Проверяйте содержание ваших писем с помощью инструментов проверки на спам перед отправкой. Многие платформы email-маркетинга включают встроенные спам-чекеры, которые выделяют потенциально проблемный контент.

3. Очистите ваш список рассылки и удалите неактивные адреса

Регулярно удаляйте адреса электронной почты, которые постоянно отскакивают или не проявляли активности в отношении ваших писем в течение 6-12 месяцев. Эти неактивные подписчики снижают ваши показатели вовлеченности и сигнализируют интернет-провайдерам (ISP), что вы не поддерживаете свой список должным образом.

Внедрите двойное подтверждение подписки (double opt-in) для новых подписчиков, чтобы убедиться, что они действительно хотят получать ваши письма. Этот дополнительный шаг значительно повышает вовлеченность и сокращает количество жалоб на спам.

Чтобы предотвратить попадание ваших писем в спам, сегментируйте список по уровням вовлеченности и отправляйте кампании по реактивации неактивным подписчикам перед их удалением. Это дает по-настоящему заинтересованным людям шанс остаться в вашем списке, одновременно очищая его от действительно неактивных адресов, которые могут навредить репутации отправителя и увеличить количество жалоб на спам.

Внимательно следите за показателями отказов и жалоб на спам. Уровень отказов выше 5% или уровень жалоб выше 0,1% указывают на серьезные проблемы с гигиеной списка, требующие немедленного внимания.

4. Используйте надежного SMTP- или email-провайдера

Ваш выбор почтовой инфраструктуры напрямую влияет на то, попадут ли ваши сообщения во «Входящие» или будут помечены как спам. Почтовые серверы хостинга по умолчанию часто используют общие IP-адреса с сотнями других пользователей, что затрудняет поддержание чистой репутации отправителя. Именно поэтому переход на выделенное почтовое решение так существенно влияет на доставляемость.

Если вы ведете бизнес-сайт или отправляете важные сообщения, профессиональный почтовый сервис дает вам необходимую надежность и функции. Для пользователей WordPress плагины, такие как WP Mail SMTP, легко интегрируются с бизнес-класс email-провайдерами, чтобы гарантировать, что ваши уведомления WordPress и письма с контактных форм постоянно обходят спам-фильтры.

Помимо базовой доставки, профессиональные почтовые сервисы предоставляют встроенную защиту от спама, которая работает в обе стороны — не допускает спам в ваш inbox, обеспечивая при этом соответствие ваших исходящих сообщений требованиям интернет-провайдеров. Такие функции, как продвинутая фильтрация, автоматическая настройка аутентификации и выделенная поддержка, помогают поддерживать сильную репутацию отправителя. Для массовых рассыльщиков выделенный IP-адрес дает полный контроль над репутацией вашей электронной почты.

Когда вы используете профессиональную почту Bluehost, вы получаете инфраструктуру корпоративного уровня, специально разработанную для максимальной доставляемости. Наш сервис включает такие функции, как адреса на вашем домене, интеграцию с календарем и управление контактами. Таким образом, вы получаете все необходимое для ведения профессиональной бизнес-коммуникации с одной надежной платформы. Перейдите на профессиональную почту Bluehost уже сегодня, чтобы гарантировать, что ваши важные сообщения всегда достигнут адресата.

Действия, которые могут предпринять ваши подписчики, чтобы улучшить доставляемость

Хотя вы не можете напрямую контролировать поведение получателей, вы можете проинформировать их о действиях, которые помогают предотвратить попадание писем в спам и улучшить доставляемость для всех.

1. Помечать письма как «не спам»

Когда подписчики находят ваши легитимные письма в папке «Спам», пометка их как «не спам» отправляет положительный сигнал почтовым провайдерам. Это действие говорит спам-фильтру, что ваши письма желаемы, постепенно улучшая вашу репутацию.

Включайте инструкции в ваши приветственные письма с просьбой к подписчикам изначально проверять папку «Спам» и помечать ваши письма как легитимные, если они найдут их там. Этот проактивный подход может предотвратить проблемы с доставляемостью до их возникновения.

Для владельцев ресторанов и других локальных бизнесов: поощряйте клиентов, которые подписываются на вашу рассылку во время личного общения, добавить ваш адрес в белый список — этот простой шаг помогает предотвратить попадание ваших писем в спам и гарантирует их надежное получение.

2. Добавить отправителя в контакты или белый список

Получатели, которые добавляют ваш адрес электронной почты в свои контакты или создают правила для добавления вашего домена в белый список, помогают гарантировать, что ваши сообщения попадают во входящие. Это самый сильный положительный сигнал, который получатели могут отправить о ваших письмах.

Предоставляйте четкие инструкции по добавлению вашего email в контакты в своих приветственных сообщениях. У разных почтовых провайдеров разные процессы, поэтому рассмотрите возможность включения инструкций для основных платформ.

Поощряйте активных подписчиков добавлять в белый список ваш домен, а не только конкретный адрес электронной почты. Это защищает от проблем с доставляемостью, если вам нужно отправлять письма с разных адресов в вашем домене.

Как надолго предотвратить попадание писем в спам?

Устойчивая доставляемость электронной почты требует постоянного внимания к лучшим практикам и активного мониторинга.

1. Разогревайте новые домены и IP-адреса

Начиная работу с новым доменом или IP-адресом, постепенно увеличивайте объем отправки в течение нескольких недель. Начните с самых активных подписчиков и медленно добавляйте больше получателей по мере роста вашей репутации.

Начните всего с нескольких десятков писем в день и постепенно увеличивайте до целевого объема в течение 4-6 недель. Этот постепенный подход помогает установить доверие с интернет-провайдерами и позволяет избежать срабатывания спам-фильтров.

В период разогрева уделяйте приоритетное внимание контенту с высокой вовлеченностью, чтобы установить сильную репутацию отправителя и избежать спам-фильтров. Понимание причин попадания писем в спам имеет решающее значение – новые адреса отправки без установленной репутации часто вызывают спам-флаги. Сохраняйте рекламные сообщения до тех пор, пока ваша почтовая репутация полностью не сформируется, а надежность вашего домена не будет подтверждена паттернами вовлеченности получателей.

2. Поддерживайте стабильные паттерны отправки

Установите регулярное расписание отправки, которого получатели могут ожидать. Независимо от того, отправляете ли вы еженедельные рассылки или ежедневные обновления, постоянство помогает строить доверие как у получателей, так и у интернет-провайдеров.

Избегайте внезапных всплесков объема или частоты, которые могут вызвать срабатывание спам-фильтров. Если вам нужно отправить дополнительные письма, постепенно увеличивайте объем, а не вносите резкие изменения.

Стратегическое планирование времени отправки писем с учетом часовых поясов и предпочтений получателей может значительно снизить вероятность причин, по которым письма попадают в спам. Отправка в оптимальное время повышает уровень вовлеченности, что сигнализирует почтовым провайдерам о ценности ваших писем, тем самым улучшая доставляемость и позволяя избегать спам-фильтров.

3. Следите за вовлеченностью, жалобами и процентом отказов

Чтобы предотвратить попадание писем в спам, регулярно отслеживайте ключевые метрики доставляемости, такие как процент открытий, кликов, отказов и жалоб. Настройте автоматические оповещения, чтобы фиксировать внезапные изменения, которые могут указывать на причины попадания писем в спам, что позволит вам решать проблемы с доставляемостью до того, как они повлияют на репутацию отправителя.

Чтобы ваши письма не попадали в папки со спамом, внимательно отслеживайте ключевые показатели: поддерживайте процент отказов ниже 2%, уровень жалоб — менее 0,1% и процент открытий — выше 20%. Когда ваши почтовые метрики постоянно опускаются ниже этих отраслевых стандартов, это сигнализирует о потенциальных проблемах с доставляемостью, которые требуют немедленного внимания, чтобы избежать спам-фильтров.

Используйте данные для выявления тенденций и закономерностей. Если определенные типы контента или темы писем постоянно показывают плохие результаты, скорректируйте свою стратегию соответствующим образом.

Заключительные мысли

Понимание причин попадания писем в спам и факторов, стоящих за проблемами с доставляемостью, имеет решающее значение для успеха бизнеса. Будь то решение проблемы, почему мои письма попадают в спам, или исправление проблем с попаданием писем WordPress в спам, правильная аутентификация и репутация отправителя необходимы. Стратегии в этом руководстве помогают предотвратить ситуации, когда письма попадают в спам, и гарантируют, что ваши сообщения доходят до целевых получателей.

Bluehost Professional email включает расширенную защиту от спама и вирусов, шифрование данных и поддерживается надежной инфраструктурой, разработанной для высокой доставляемости. Кроме того, мы предлагаем круглосуточную экспертную поддержку от людей, чтобы помочь обеспечить надежное попадание деловых писем во входящие и помочь с любыми возникающими проблемами. Эти функции в совокупности помогают поддерживать безопасность, надежность и стабильную доставку электронной почты для деловых коммуникаций.

Готовы решить проблемы с доставляемостью писем? Начните работу с Bluehost Professional email уже сегодня и наслаждайтесь доставкой писем без забот.

Часто задаваемые вопросы